Bawaslu Katingan Perkuat Kapasitas SDM melalui Jumat Berbagi Tata Naskah Dinas

KASONGAN — Bawaslu Kabupaten Katingan memperkuat pemahaman jajaran sekretariat mengenai tata naskah dinas melalui kegiatan Jumat Berbagi Episode 3 yang dilaksanakan secara daring melalui Zoom, Jumat (23/10/2026). Kegiatan ini membahas penyusunan dokumen kedinasan, tertib administrasi persuratan, kewenangan penandatanganan, serta pemanfaatan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).

Ketua Bawaslu Kabupaten Katingan, Yosafat Ericktovia Kawung, dalam sambutannya menegaskan bahwa tata naskah dinas memiliki peran penting dalam menjaga ketertiban administrasi dan profesionalitas lembaga. Menurutnya, dokumen kedinasan tidak hanya berkaitan dengan format surat, tetapi juga mencerminkan kewenangan dan akuntabilitas institusi.

“Naskah dinas bagi lembaga, khususnya Bawaslu Kabupaten Katingan, bukan sekadar urusan ketik-mengetik atau membuat format. Yang lebih penting, naskah dinas merupakan produk resmi lembaga dan menjadi cerminan marwah lembaga itu sendiri,” ujarnya.

Yosafat juga menekankan pentingnya alur koordinasi yang jelas dalam proses persuratan, mulai dari permohonan penerbitan surat, penyusunan draf, pemeriksaan atau koreksi, hingga persetujuan dan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang. Ia berharap kegiatan tersebut menjadi ruang untuk memperkaya pengetahuan sekaligus mengevaluasi proses administrasi yang telah berjalan di lingkungan Bawaslu Kabupaten Katingan.

Materi utama disampaikan oleh Fettri Wulandari yang menjelaskan tata naskah dinas dengan merujuk pada Peraturan Bawaslu Nomor 13 Tahun 2020. Ia menguraikan pentingnya kesesuaian jenis dan format naskah, keaslian dokumen, kewenangan penandatanganan, penggunaan logo dan cap, serta pengelolaan surat masuk dan surat keluar agar administrasi kelembagaan dapat berjalan tertib dan ditelusuri.

“Tata Naskah Dinas bukan sekadar bentuk surat. Pengaturannya membantu memastikan dokumen resmi yang kita terbitkan sah, sesuai kewenangan, dan dapat dipertanggungjawabkan,” jelas Fettri.

Selain membahas ketentuan administrasi, Fettri menjelaskan pemanfaatan SRIKANDI dalam mendukung pengelolaan dokumen secara elektronik. Aplikasi tersebut menyediakan pencatatan pembuat surat, tanggal, pejabat penandatangan, serta templat surat untuk membantu menjaga keseragaman format dan memudahkan penelusuran dokumen. Ia juga menjelaskan tahapan umum pembuatan surat, mulai dari penyusunan, pemeriksaan atau verifikasi, pengesahan, penandatanganan, hingga pendistribusian.

“Dengan pengelolaan dokumen secara elektronik, pekerjaan administrasi dapat lebih tertata, dokumen lebih mudah ditelusuri, dan proses persuratan dapat dikelola secara sistematis,” tambahnya.

Dalam sesi diskusi, Koordinator Divisi Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Masyarakat (HP2H), Usman Sitepu, menyoroti kejelasan alur koordinasi dan verifikasi surat melalui SRIKANDI. Ia juga mempertanyakan kesesuaian surat yang selama ini disusun dengan ketentuan tata naskah dinas, terutama terkait penomoran dan komponen surat. Menanggapi hal tersebut, Fettri menjelaskan bahwa alur pengelolaan surat dapat dikonfigurasi dalam aplikasi, sedangkan templat yang tersedia membantu menyeragamkan format dokumen.

Pertanyaan berikutnya disampaikan Marnaek Pangaribuan mengenai klasifikasi dan penomoran surat dalam SRIKANDI. Fettri menjelaskan bahwa penomoran mengikuti klasifikasi surat sehingga nomor pada klasifikasi yang berbeda tidak harus melanjutkan urutan klasifikasi sebelumnya. Sementara itu, Sumi Asmawati mengangkat kendala pengajuan dokumen untuk ditandatangani di luar jam kerja. Dalam tanggapannya, Fettri mengimbau agar pengiriman dokumen dilakukan pada jam kerja apabila memungkinkan, dengan tetap memperhatikan pembagian kewenangan penandatanganan.

Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Katingan, Wawan Hari Kurniawan, mengapresiasi kegiatan tersebut sebagai sarana menyamakan pemahaman seluruh staf. Ia juga menekankan pentingnya pemantauan surat masuk dan surat keluar agar status serta keberadaan dokumen dapat diketahui ketika diperlukan. Melalui kegiatan Jumat Berbagi, Bawaslu Kabupaten Katingan mendorong penguatan kapasitas SDM dan perbaikan tata kelola administrasi secara berkelanjutan untuk mendukung pelaksanaan tugas kelembagaan yang tertib dan akuntabel.